Polityka prywatności

Polityka prywatności

Quantum Quest Talents Luiza Kwardys

Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania przez nas informacji na Twój temat, w tym danych osobowych oraz ciasteczek, czyli tzw. cookies.

  1. Informacje ogólne
  1. Niniejsza polityka dotyczy Serwisu www, funkcjonującego pod adresem url: quantumquesttalents.pl
  2. Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: Quantum Quest Talents Luiza Kwardys, ul. Janosika 17a, 71-424 Szczecin, NIP 6731794360
  3. Adres kontaktowy poczty elektronicznej operatora: luizakwardys@quantumquesttalents.pl
  4. Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie.
  5. Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach:
  1. Prowadzenie newslettera
  2. Prowadzenie systemu komentarzy
  3. Prowadzenie rozmów typu chat online
  4. Prowadzenie systemu ogłoszeń drobnych
  5. Prezentacja profil użytkownika innym użytkownikom
  6. Obsługa zapytań przez formularz
  7. Realizacja zamówionych usług
  8. Prezentacja oferty lub informacji
  9. Realizacja procesów rekrutacyjnych – nagrywanie i transkrypcja rozmów z kandydatami za pomocą Fireflies.ai (USA, procesor zgodny z RODO/GDPR via DPA i SCC)
  1. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:
  1. Poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Operatora.
  2. Poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”).
  3. Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Operatora
  1. Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL). Dzięki temu dane osobowe i dane logowania, wprowadzone na stronie, zostają zaszyfrowane w komputerze użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
  2. Dane osobowe przechowywane w bazie danych są zaszyfrowane w taki sposób, że jedynie posiadający Operator klucz może je odczytać. Dzięki temu dane są chronione na wypadek wykradzenia bazy danych z serwera.
  3. W serwisie jest stosowana autentykacja dwuskładnikowa, co stanowi dodatkową formę ochrony logowania do Serwisu.
  4. Operator okresowo zmienia swoje hasła administracyjne.
  5. Istotnym elementem ochrony danych jest regularna aktualizacja wszelkiego oprogramowania, wykorzystywanego przez Operatora do przetwarzania danych osobowych, co w szczególności oznacza regularne aktualizacje komponentów programistycznych.
  1. Hosting
  1. Serwis jest hostowany (technicznie utrzymywany) na serwerach operatora: inna firma
  2. Firma hostingowa w celu zapewnienia niezawodności technicznej prowadzi logi na poziomie serwera. Zapisowi mogą podlegać:
  1. zasoby określone identyfikatorem URL (adresy żądanych zasobów — stron, plików),
  2. czas nadejścia zapytania,
  3. czas wysłania odpowiedzi,
  4. nazwę stacji klienta — identyfikacja realizowana przez protokół HTTP,
  5. informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTP,
  6. adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (referer link) — w przypadku gdy przejście do Serwisu nastąpiło przez odnośnik,
  7. informacje o przeglądarce użytkownika,
  8. informacje o adresie IP,
  9. informacje diagnostyczne związane z procesem samodzielnego zamawiania usług poprzez rejestratory na stronie,
  10. informacje związane z obsługą poczty elektronicznej kierowanej do Operatora oraz wysyłanej przez Operatora.
  11. Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych
  1. W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to takich grup odbiorców:
  1. operatorzy pocztowi
  2. Fireflies.ai jako powierzony procesor danych w procesach rekrutacyjnych
  1. Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych osobnymi przepisami (np. o prowadzeniu rachunkowości). W odniesieniu do danych marketingowych dane nie będą przetwarzane dłużej niż przez 3 lata. W odniesieniu do nagrań rekrutacyjnych – do 30 dni po zakończeniu rekrutacji lub do żądania usunięcia.
  2. Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:
  1. dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
  2. ich sprostowania,
  3. usunięcia,
  4. ograniczenia przetwarzania,
  5. oraz przenoszenia danych.
  1. Przysługuje Ci prawo do złożenia sprzeciwu w zakresie przetwarzania wskazanego w pkt 3.2 wobec przetwarzania danych osobowych w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym profilowania, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Ciebie interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  2. Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi Serwisu.
  4. W stosunku do Ciebie mogą być podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu w celu świadczenia usług w ramach zawartej umowy oraz w celu prowadzenia przez Administratora marketingu bezpośredniego.
  5. Dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Unii Europejskiej wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń (Standard Contractual Clauses – SCC) w przypadku korzystania z usług Fireflies.ai.
  1. Informacje w formularzach
  1. Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
  2. Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
  3. Serwis, w niektórych wypadkach, może zapisać informację ułatwiającą powiązanie danych w formularzu z adresem e-mail użytkownika wypełniającego formularz. W takim wypadku adres e-mail użytkownika pojawia się wewnątrz adresu url strony zawierającej formularz.
  4. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu dokonania procesu obsługi zgłoszenia serwisowego lub kontaktu handlowego, rejestracji usług itp. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.
  1. Logi Administratora
  1. Informacje zachowaniu użytkowników w serwisie mogą podlegać logowaniu. Dane te są wykorzystywane w celu administrowania serwisem.
  1. Istotne techniki marketingowe
  1. Operator stosuje rozwiązanie automatyzujące działanie Serwisu w odniesieniu do użytkowników, np. mogące przesłać maila do użytkownika po odwiedzeniu konkretnej podstrony, o ile wyraził on zgodę na otrzymywanie korespondencji handlowej od Operatora.
  1. Informacja o plikach cookies
  1. Serwis korzysta z plików cookies.
  2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.
  4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
  1. utrzymanie sesji użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
  2. realizacji celów określonych powyżej w części „Istotne techniki marketingowe”;
  1. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
  2. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
  3. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
  4. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujące z operatorem Serwisu podmioty, w szczególności dotyczy to firm: Google (Google Inc. z siedzibą w USA), Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA), Twitter (Twitter Inc. z siedzibą w USA).
  1. Zarządzanie plikami cookies — jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?
  1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www
  2. W celu zarządzania ustawienia cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową, której używasz i postępuj zgodnie z instrukcjami:

Urządzenia mobilne:

  1. Przetwarzanie danych w procesach rekrutacyjnych z użyciem Fireflies.ai

Klauzula informacyjna RODO dla kandydatów

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy:

Administrator danych:
Quantum Quest Talents Luiza Kwardys
ul. Janosika 17a, 71-424 Szczecin
NIP 6731794360
quantumquesttalents.pl
Kontakt: luizakwardys@quantumquesttalents.pl

Cel przetwarzania:
Rekrutacja – nagrywanie i transkrypcja rozmów rekrutacyjnych za pomocą narzędzia Fireflies.ai (USA, procesor zgodny z RODO/GDPR via DPA i Standard Contractual Clauses).

Podstawa prawna:

  • Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na nagrywanie i transkrypcję rozmowy)
  • Art. 9 ust. 2 lit. a RODO (dane biometryczne/głos podane dobrowolnie na podstawie zgody)
  • Art. 221 § 1 Kodeksu pracy (przetwarzanie danych do celów rekrutacji)

Odbiorcy danych:
Fireflies.ai jako powierzony procesor danych. Pełna lista subprocesorów dostępna w Data Processing Agreement dostępnym na żądanie.

Transfer danych poza EOG:
Dane mogą być przetwarzane przez Fireflies.ai na serwerach zlokalizowanych w USA. Transfer jest zabezpieczony Standard Contractual Clauses (SCC) zatwierdzonymi przez Komisję Europejską, zgodnie z wymogami RODO.

Okres przechowywania:
Do 30 dni po zakończeniu procesu rekrutacji lub do momentu żądania usunięcia danych przez osobę, której dane dotyczą – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

Prawa osoby, której dane dotyczą:
Przysługuje Ci prawo do:

  • Dostępu do swoich danych osobowych
  • Sprostowania danych
  • Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
  • Ograniczenia przetwarzania
  • Przenoszenia danych
  • Sprzeciwu wobec przetwarzania
  • Cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem)
  • Wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Dobrowolność podania danych:
Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na nagrywanie rozmowy jest dobrowolne, jednak niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacyjnym z użyciem narzędzia Fireflies.ai. Brak zgody uniemożliwia nagrywanie i transkrypcję rozmowy.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji:
Dane z transkrypcji nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

Bezpieczeństwo danych

  1. Fireflies.ai jako procesor danych zobowiązany jest do zgodności z RODO na podstawie podpisanego Data Processing Agreement (DPA).
  2. Nagrania i transkrypcje przechowywane są w trybie prywatnym z dostępem wyłącznie dla Administratora.
  3. Wszystkie dane są szyfrowane w trakcie transmisji (TLS) oraz w stanie spoczynku.
  4. Administrator monitoruje subprocesorów Fireflies.ai i zgłasza wszelkie incydenty naruszenia bezpieczeństwa danych do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin od powzięcia wiadomości o naruszeniu.

Procedura uzyskiwania zgody

Przed rozpoczęciem rozmowy rekrutacyjnej z użyciem Fireflies.ai:

  1. Kandydat otrzymuje zaproszenie na rozmowę zawierające pełną klauzulę informacyjną RODO.
  2. W zaproszeniu znajduje się prośba o wyrażenie zgody na nagrywanie w formie:
    • Zaznaczenia odpowiedniego pola (☐ TAK / ☐ NIE)
    • Lub potwierdzenia ustnego na początku rozmowy
  1. Bot Fireflies.ai dołączający do spotkania dodatkowo informuje uczestników o nagrywaniu.
  2. Rozmowa jest nagrywana wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej zgody kandydata.
  3. Wszystkie zgody są dokumentowane i przechowywane w rejestrze czynności przetwarzania.

Ostatnia aktualizacja: 17 lutego 2026

Kontakt w sprawach RODO: luizakwardys@quantumquesttalents.pl